MIEUX GÉRER SES MAILS (POUR NE PAS SE LAISSER SUBMERGER !)

La gestion de ses mails est une tâche quotidienne essentielle, qui peut cependant vite s’avérer chronophage et source de stress si on ne met pas en place une organisation efficace !

Voici quelques astuces à mettre en place pour vous aider !

Adoptez de bonnes habitudes !

  • Se désinscrire de toutes les newsletters que vous ne consultez jamais et qui encombrent votre boîte de réception ! Il est désormais possible d’utiliser des applications qui vous aideront à faire le tri. Parmi elles, CLEANFOX vous permet de nettoyer votre boîte mail tout en vous désabonnant des newsletters.

Le p’tit + : CLEANFOX est partenaire de WeForest Project pour la lutte contre la déforestation en Zambie.

  • Désactivez les notifications sur l’ordinateur et sur le téléphone et fermer votre boîte de réception pour éviter d’être dérangé pendant les plages horaires durant lesquelles vous travaillez. De cette façon, vous restez concentré. Attention cependant à ne pas rester déconnecté trop longtemps pour éviter que certains mails importants ne passent à la trappe. Idéalement, reconnectez-vous toutes les deux heures.
  • Consultez vos mails 3 fois par jour (pas plus !) sur une plage horaire d’environ 20 minutes. En effet, consulter ses mails trop souvent dans la journée nuit gravement à la productivité ! Idéalement, déterminez par avance ces plages horaires de façon à pouvoir les inclure dans votre planning. Pour vous aider à vous mieux vous organiser au quotidien, consultez notre article précédent ici.
  • Dans certains dossiers, plusieurs personnes doivent être destinataires des informations échangées. Cependant, il est important de ne pas mettre de destinataires en copie inutilement afin d’éviter, d’une part, d’encombrer la boîte de vos interlocuteurs, et d’autre part, de recevoir trop de réponses inutiles qui vont encombrer la vôtre ! De la même façon, veillez à ne pas utiliser « Répondre à tous » inutilement.
  • Efforcez-vous d’être le plus précis possible dans l’objet de votre mail : nom et références du dossier concerné, action à effectuer et délai de réponse souhaité. Précisez également s’il y a urgence pour le traitement ou la réponse à donner à votre mail.
  • L’objectif d’un mail c’est d’être rapide et efficace (sans quoi, on aurait conservé les pigeons voyageurs !) : par conséquent, allez à l’essentiel, faites des mails courts et précis.
  • Classez vos mails en créant des dossiers et/ou sous-dossiers. Ce point méritant toutefois d’être précisé, nous allons le développer un peu plus loin…
  • Supprimer les mails inutiles et/ou traités au fur et à mesure lorsque c’est possible. Certains mails doivent être conservés : par conséquent, créez un dossier spécial afin de les mettre de côté et qu’ils n’encombrent pas votre boîte de réception.

L’importance de classer ses mails…mais pas trop !

Ranger vos mails va vous permettre de gagner du temps et de ne pas vous disperser. Cependant, pour être réellement efficace, il faut, encore une fois, s’astreindre à aller à l’essentiel et ne pas se perdre dans une multitude de dossiers qui seront alors davantage source de stress et de risque d’oubli !

MOINS de dossiers = PLUS d’efficacité !

Naturellement, chacun est libre de choisir l’organisation qu’il jugera la plus efficace en fonction de ses besoins et de ses habitudes, mais voici un exemple d’organisation que vous pouvez utiliser, sans la modifier ou en l’adaptant :

  • Un dossier « URGENTS » : pour les mails prioritaires à traiter dans la journée. Ce dossier devra donc être consulté deux fois par jour et vidé à la fin de chaque journée.
  • Un dossier « A TRAITER » : pour les mails qui ne présentent pas de caractère d’urgence et qui peuvent être traités dans la semaine. Ce dossier devra être consulté de préférence deux fois par semaine pour éviter d’accumuler du retard et vidé le vendredi soir.
  • Un dossier « A CONSERVER » : pour les mails comportant une information pouvant être utilisée ultérieurement : changement de coordonnées de correspondants/fournisseurs, mot de passe, devis, etc ». L’idéal est de faire un point mensuel sur cette boîte pour trier les informations et noter ce qui doit l’être.
  • Un dossier « CONTACTS SITE » : uniquement si vous disposez d’un site internet disposant d’une page Contact. Ce dossier devra être traité plusieurs fois par semaine, en fonction des demandes reçues et, quoi qu’il en soit, vidé chaque fin de semaine.
  • Un dossier « SPAMS » ou « INDÉSIRABLES » : le plus souvent, ce dossier est déjà présent lors de la création de la boîte mail. Cependant, si ce n’est pas le cas, pensez à en créer un pour y rediriger tous vos mails indésirables.

Idéalement, faites un point mensuel sur l’ensemble des dossiers pour ne rien rater et pour vider ce qui doit l’être !

Pensez à utiliser les réponses automatiques !

Même si cela peut sembler impersonnel, elles pourront vous aider à gérer vos mails avec plus de sérénité et à éviter les coups de téléphone inutiles de certains clients impatients souhaitant uniquement savoir si vous avez bien reçu leurs mails…

Vous pouvez, par exemple, indiquer qu’au vu du nombre important de mails reçus quotidiennement, ceux-ci ne peuvent être traités à réception, en dehors des urgences. Vous pouvez également mentionner un délai de traitement (3 à 4 jours par exemple).

Pensez également aux réponses automatiques à mettre en place au moment des congés : précisez vos dates de départ et de retour, ainsi que les nom et coordonnées de la personne qui peut être contactée en cas d’urgence pendant votre absence.

Enfin, et pour les demandes urgentes, pensez que parfois, un simple coup de téléphone peut faire gagner pas mal de temps et, par la même occasion, ne surcharge pas votre boîte mails !